Дозвольте презентувати вам новий продукт від Brainberry – он-лайн послугу для управління затратами компанії – www.ezcosts.com
Одразу невеличка історія, щодо того, як виникла ідея – вона допоможе зрозуміти і призначення, і особливості послуги, і, зрештою, її цінність.
Отже орієнтовно роки з півтора тому мої старші партнери попросили для них скласти звіт по витратах за півроку діяльності. Така необхідність виникла у зв’язку з тим, що ми активно розвивалися (і зараз продовжуємо це робити) і витрати постійно зростали, а їх структура дещо видозмінювалася.
Я сумлінно взявся за роботу … і прифігів! Розібратися у, здавалось, простій схемі ексель-табличок і писульок від менеджерів та підрядників виявилося дуууже не просто. Я потратив повних кілька днів, щоб просто встановити факт того, скільки грошей пішло і куди!
Проблема в тому, що моя компанія заробляє на моєму часі. Відповідно втрата часу на такі дурниці – це не просто витрата на зарплату – це подвійна втрата – також і втрата потенційної вигоди. Крім того у процесі мені довелося витрачати також час і менеджерів на розпитування, уточнення, звірки тощо.
Ну і ще одна невелика деталь – я просто жахливо не люблю рутинну нецікаву роботу.
Відповідно з командою ми задумалися над тим, як зробити так, щоб менше робити =) Тобто витрачати менше часу на бюрократичні штучки, але при цьому мати реальний контроль над витратами (власне особливість бізнесу нашого типу в тому, що витрати часто-густо важко передбачувані і, відповідно, не контрольовані).
Я собі згадав досвід, який у мене був у великій корпорації. Там це була складова великого проекту ERP, але по-факту більшість менеджерів користувалися дуже часто тільки одним механізмом – заявкою на гроші для проекту (без неї просто нереально було отримати фінансування). Проте вона була настільки складно організованою, що сприяння пришвидшенню процесу не було.
Ми взяли цю модель за основу, проте викинули з неї все зайве. Ідея проекту виявилася простою. Кожному, хто хоче грошей на потребу чи проект в компанії – потрібно дати можливість сформувати запит. Відповідальні люди отримують цей запит – відхиляютью/затверджують/коментують – і, у разі затвердження, він направляється касиру, який видає гроші.
Весь цей процес просто записується і складається у архів/статистику.
Як результат – той, хто потребує грошей отримує їх максимально швидко. А той, хто приймає рішення по-перше має швидкий доступ до інформації по проекту (щоб могти прийняти правильне рішення: “чи можемо ми собі це дозволити”), і по-друге знає всю історію витрат – на що? коли? скільки? і чому? було потрачено в компанії.
У результаті ми вже рік самі користуємося цим сервісом, який економить нам дуже багато часу та нервів.
Нещодавно вирішили, що, якщо цей сервіс допомагає нам, то можливо ще комусь допоможе. Зробили для нього красивіший дизайн і випустили під красивим доменом.
Запрошую всіх, у кого є подібні проблеми/потреби стати нашими першими користувачами. Наразі абсолютно “бєзваздмєздно” =)
У якому випадку вартує спробувати наш сервіс (якщо бодай кілька пунктів співпадає – то варто спробувати):
- Якщо ви компанія з нефіксованими затратами (вони можуть мінятися місяць від місяця і часто не дуже прогнозовано)
- Якщо ви швидко ростете
- Якщо у вас уже є система управління затратами, але вона бюрократизована та громіздка (паперові писульки, ексель-таблиці, звіти тощо)
- Якщо ви інвестор і хочете розуміти бізнес, але не втручатися у нього
- Якщо у вас мало часу як у керівника/менеджера тощо
- Якщо ви час від часу задаєте собі запитання – “блін, куди ж діваються гроші?”
При цьому розмір компанії не має особливого значення – ми планували сервіс для того, щоб компанія могла легко розширюватися.
Але перед тим, як почати користуватися, важливо знати кілька порад, які зроблять користування більш ефективним:
- Найперше – це правильно продумайте структуру компанії та структуру витрат – спробуйте зробити так, щоб вони були максимально наближені
- Зареєструйте компанію в EZCosts
- Введіть спочатку всіх працівників в неї (потім значно менше часу витратите на роздавання ролей)
- Створіть структуру витрат компанії роздаючи при цьому ролі працівникам
- Якщо компанія велика – делегуйте – принцип простий – самі створюєте перший рівень – далі даєте доступ відповідальним людям і вони створюють настипні рівні і роздають права доступу.
- І на останок – гоу-ехед – створюйте заявки =) розважайтесь!
В процесі будуть ще виникати питання щодо роботи проекту – їх можна буде задвати під цим постом. Також можна просто написати на support@ezcosts.com
P.S. Ми ще плануємо ряд змін, які суттєво полегшать користування системою та покращать її ефективність для компанії – але про них – пізніше =)
